仕事をどんどんこなして、残業をせずに帰ろう！
そして、自分の目標達成のために行動する時間を捻出しよう。
雇われないで暮らそう！
今回は、前回に引き続き、探す時間の徹底排除についての改善策です。
以前の記事「探す時間を徹底的に排除する」で探す無駄を排除することについて考えました。
今回は、その対策として
パソコンのファイル
についてです。
会社で職場が異動になった時に、使用していたパソコンには
その職場で使用しているファイル等が入っているので、
そのまま、その職場に置いておきます。
人が異動するときに、一緒に持って動きません。
今度は逆に、異動先の職場へ行くと、前任者が使用していたパソコンを
使うことになります。
そのため、フォルダやファイルがどこにあるのか非常にわかりにくいことが多いです。
（自分の会社の場合です。）
異動は無いにせよ、今使っているパソコンのフォルダがぐちゃぐちゃになっている人も同じです。
そこで、直ぐにアクセス出来るようにフォルダを再構築します。
ファイルを探して見つからないと時間が掛かります。
また、そういう場合は、ストレスも掛かりイライラの原因となり、
無駄以外の何者でもありません。
対策（１）
ポイントは、フォルダの名前の付け方です。
どんな分類で作るかです。
今まで、探すときに時間が掛かっていた原因を考え直しました。
時間の掛かる理由
（１）必要な書類（ファイル）が、どのフォルダに入っているのかわからない。
フォルダ名からイメージ出来ない。
（２）同じようなフォルダが複数あり、それぞれのフォルダを探していた。
（３）分類の仕方が大雑把で１つのフォルダに詰め込み過ぎている。
今までのフォルダは、そのままにして
新たにファイリング形式を再構築するために
フォルダ名を決めます。
時間の掛かる理由の（１）～（３）のようなことから、
いつも困るのは、半期や年に１度出すような提出物の関連資料が
直ぐに見つからないことがあります。
提出日に向け余裕を持って仕事をすればいいのですが、
ギリギリになることもあります。
そうなると、気持ちが焦り、ファイルを探す手間もかかることからストレスの溜まる要因となっていました。
そこで、今までと発想を変えて、やることを中心に時間軸を含めフォルダを作ります。
（今までは仕事の分類毎にフォルダを作成していました。）
まず抑えておきたい提出物対策として、
「提出物」というフォルダを作ります。
提出物は、このフォルダからスタートすればＯＫです。
そして、その中に、提出物の名称毎のフォルダを作成し、
その階層に関連するエクセルファイル等を入れます。
提出書類そのもののファイルを保存します。
提出する用紙や内容がが変わったりすることもありますが、過去の提出分がわかるようにしておきます。基本、それ以外は保存しません。
そして、当面は、前任者が過去に作成した仕事毎で分類したフォルダへのショートカット等を入れるなどして繋がりはをけておきます。
これで、提出物の関連資料を探す手間がなくなります。
ただ、フォルダへの移動等は、一度にやらず、
その仕事が発生した時に行います。
長いもので半年先ぐらいになるものもありますが、
その都度、行います。
ファイルを移動するまでの１回は、探す必要がありますが
その後はわかりやすいです。
また、日々業務の中で気がつけば、その都度、移動も可能です。
一度に全部やると大変なので日々、少しずつ行います。
対策（２）
フォルダ名やエクセルファイル等の名前は、その書類の文書名等と
まったく同じにしておく。
提出する書類を探す時に、ファイルの検索で探すことも可能です。
文書名を省略せずにファイル名とします。
そうすることで、必要な文書名で検索を掛けた時に一発で探すことが出来便利です。
また、文書名と提出した年月等もファイル名の一部にしておくことで
過去に提出した分と重なることなく保存しておくことが出来ます。